Ярославский опыт по внедрению комплексного подхода к решению проблем обеспечения  сохранности документов в архивах и созданию единой информационной системы успешно представлен в рамках VIII Международного семинара «Лики памяти», который прошел  в Национальной галерее Армении. Здесь в течение нескольких дней более шестидесяти специалистов по архивному делу, реставраторы, ученые из одиннадцати стран обсуждали передовые наработки формирования архивного фонда, сохранения рукописных памятников, а также консервации и реставрации документов.

Огромный интерес к истории  семьи, возникший в конце прошлого столетия, отразился на состоянии комплекса архивных документов, содержащих генеалогическую информацию. Сотни исследователей пришли в архив и в массовом порядке стали заказывать документы, ранее почти не использовавшиеся. Это потребовало новых подходов к работе.

– Перед архивистами стояла задача – сохранить на должном уровне физическое состояние подлинных документов и обеспечить доступ к информации при постоянном увеличении объема выдаваемых дел, – отметил в своем докладе начальник управления  по делам архивов Правительства Ярославской области Евгений Гузанов. – Эти факторы обусловили разработку долгосрочной региональной программы обеспечения сохранности документов в архивных учреждениях. Проводится комплекс мероприятий по их материально-техническому переоборудованию, обеспечению безопасности и реставрации фондов, информатизации работы.

В областном архиве с использованием внутренних резервов были проведены мероприятия по увеличению количества отреставрированных дел до 30% в год, активизировано составление спецкартотек. Наиболее часто используемые документы реставрируются и одновременно оцифровываются, создается электронный архивный фонд.

Создан Интернет-портал архивной службы Ярославской области. На странице «Каталог фондов» размещена информация обо всех архивных фондах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах на территории региона. На первое января 2018 года внесена информация о 1,85 миллиона единиц хранения, что составляет 41% от общего количества. Информация о дореволюционных документах, хранящихся в государственном архиве в Ярославле, внесена полностью.

Следующим этапом реализации плана стало создание автоматизированной информационной системы «АИС АРХИВ». С ее помощью открыт бесплатный доступ к созданным в областном архиве базам данных: «Перепись населения 1897 года», «Метрические книги», «Исповедные росписи», «Клировые ведомости», «О репрессированных гражданах Ярославской области». Кроме этого, организован доступ к 14 наиболее используемым справочникам. Совместно с областной библиотекой оцифровано 258 подшивок местных газет за вторую половину XIX века.

В 2016 году был открыт доступ к электронным образам документов. За последние несколько  лет оцифровано более 80 тысяч дел – свыше четырех миллионов листов. В первую очередь это документы по переписи населения 1897 года и метрические  и исповедные книги церквей Ярославской епархии. Теперь любой житель России имеет возможность ознакомиться с ними, подав заявку через Единый портал государственных услуг.

В итоге проведенных мероприятий удалось решить комплекс задач. Сохранность документов повысилась. Выдача электронных дел стала автоматизированной и упрощенной. К тому же теперь с одним документом могут работать одновременно  несколько пользователей.